اگر مدیریت یک فروشگاه را برعهده دارید، حتما می‌دانید که ثبت خرید و فروش‌ها، میزان سود و زیان، ثبت موعد پرداخت یا گرفتن چک‌ها، حساب‌های نسیه و امانی، موجودی کالا یا انبار و… از ضروریات مدیریت یک فروشگاه و مغازه است. حساب و کتاب مغازه یکی از دغدغه‌های اصلی مدیران فروشگاه محسوب میشود  وقتی کسی می‌خواهد یک فروشگاه برای فروش مواد غذایی، پوشاک، لوازم منزل، کالای دیجیتال ، زیوآلات و ….. راه‌اندازی کند، اولین هدف او از ایجاد این فروشگاه، امرارمعاش و سود بردن از فروش محصولات در کنار خدمت‌رسانی به جامعه است. حال تصور کنید که شخصی فروشگاه خود را راه‌اندازی کند اما خرید و فروش‌های آن را اصلاً یادداشت نکند. پس از یک ماه چه اتفاقی برای این کسب‌وکار می‌افتد؟  بنظر می‌رسد در یک ماه اتفاق خاصی نمی‌افتد اما پس از گذشت چند ماه، حتماً آن کسب‌وکار ورشکست می‌شود.

دلیل این ورشکستگی هم صرفاً به نداشتن حساب و کتاب مربوط می‌شود. بنابراین داشتن یک بخش حسابداری در فروشگاه ضرورت است و اگر نباشد، راه‌اندازی کسب‌وکار مبتنی بر فروش دچار نقص و نابودی خواهد شد. مدیریت فروشگاه مستلزم ثبت سوابق مالی و مدیریت حسابداری آن است. بی‌توجهی به این موضوع منجر به ورشکستگی فروشگاه‌ها می‌شود.                                                                    

حسابداری فروشگاه از دیرباز به صورت دستی و دفتری انجام مي‌شد. هنوز هم مغازه‌های کوچک از حساب دفتری برای حسابداری فروشگاه خود استفاده می‌کنند. صاحب مغازه پس از بررسی دفتر به سود و زیان حاصل از فعالیت خود پی می‌برد و می‌تواند برای خرید محصولات تازه اقدام کند. اما امروزه با توجه به اینکه فروشگاه‌ها حالت تخصصی پیدا کرده‌اند و بزرگتر از فروشگاه‌های قدیمی هستند، حساب‌های بیشتر و پیچیده‌تری نسبت به گذشته دارند به همین خاطر حساب دفتری دیگر جوابگوی نیاز فروشگاه‌های امروزی نیست.                                    

با توجه به پیشرفت‌های تکنولوژی و استفاده گسترده از رایانه در حسابداری‌ها، امروزه صاحبان فروشگاه‌ها  از نرم افزار حسابداری فروشگاهی برای یادداشت کردن تمام محاسبات کاری خود استفاده می‌کنند. در فروشگاه‌های امروزی تنها صاحب مغازه نیست که به حساب‌ها دسترسی دارد، بلکه معمولاً افرادی نیز به عنوان فروشنده استخدام می‌شوند که بخشی از امر محاسبات و یادداشت‌ها بر عهده آن‌ها قرار می‌گیرد.

نرم‌افزار این امکان را به فروشگاه می‌دهد تا تمام حساب‌ها توسط تمام فروشنده‌ها در یک سیستم جامع ثبت و محاسبه شود. از جمله مزایای نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

1. ثبت تمام اطلاعات مشتریان به همراه حساب آن‌ها
2. قابلیت صدور پیش‌فاکتور برای مشتریان
3. قابلیت ارائه فاکتورهای چاپی برای مشتریان و ذخیره آن‌ها در سیستم
4. قابلیت ثبت چک‌ها و یادآوری زمان پاس کردن یا پاس شدن آن‌ها
5. قابلیت ارتباط با دستگاه‌های بارکدخوان
6. قابلیت کنترل موجودی‌های انبار
7. قابلیت ارائه گزارشات روزانه، ماهانه و سالانه فروش
8. محاسبه پرداختی حقوق کارکنان